· 

Backup Boekhouding

Bewaarplicht

Je bent ZZP'er en je hebt een eenmanszaak. En van de belastingdienst moet je je administratie zeven jaar bewaren. Dat is best wel lang. In die zeven jaar kan er van alles met je administratie gebeuren. Brand, diefstal, waterschade. Daar kan je niet veel aan doen en dat begrijpen ze bij de belastingdienst ook wel. Dus vragen ze dan om de kopietjes.

 

Als het om je papieren administratie gaat is het sowieso wel handig om je facturen en die langzaam maar zeker vervagende bonnetjes even te scannen. Dan heb je alles bij elkaar op je computer en hoef je niets steeds naar die kast met je ordners. En digitaal zoekt het meestal toch net iets makkelijker. 

 

Je bent ZZP'er en je hebt een eenmanszaak. En je hebt alles gescand dus staat alles op je computer. Zit je nog steeds met brand, diefstal en waterschade aangevuld met virussen, ransomware en een computer die het niet meer doet. Je hebt dus ook een kopie van je digitale administratie nodig.

 

Je bent ZZP'er en je hebt een eenmanszaak. En je hebt alles gescand en werkt alleen maar online, in de cloud. Dat helpt bij brand, diefstal, waterschade en hopelijk ook bij aardbevingen en nucleaire explosies. En waarschijnlijk voorkom je ook wel problemen met virussen en ransomware. Dat is mooi. Totdat het bedrijf van de online opslag er ineens mee stopt. En dan heb je nog steeds een kopie van je digitale administratie nodig.

 

Kortom, je moet eigenlijk altijd een kopie van je digitale administratie maken.

 

Backup strategie

Bij een goede backup heb je drie kopieën. Twee kopieën bewaar je thuis en een kopie bewaar je ergens anders.

 

De eerste kopie is de originele administratie van een bepaald jaar. Aan het eind van het jaar verzamel je alles in één folder op je computer en met een beetje geluk hoef je daar nooit meer naar te kijken.

 

De tweede kopie is de kopie van die ene folder. Deze kopie kan je niet op dezelfde computer bewaren want als er iets met die computer misgaat dan ben je in een klap twee kopieën kwijt. Daarom is het beter om de tweede kopie op een ander opslagmiddel los van je computer te bewaren. Een externe harde schijf bijvoorbeeld. 

 

De derde kopie is ook een kopie van die ene folder. Deze kopie bewaar je ergens anders. Als je een kantoor hebt dan kan je deze kopie thuis bewaren. Als je thuis werkt dan moet je iets anders bedenken. Je kan de derde kopie bijvoorbeeld bij iemand van je familie of je vrienden bewaren. Of je kunt de derde kopie online, in de cloud bewaren.

 

Bij een goede backup spreidt je het risico door meerdere kopieën op verschillende opslagmiddelen op verschillende plaatsen te bewaren. Je zit goed als je geen ramp kunt bedenken die alle je kopieën in een keer vernietigd.

 

Gegevensdragers

Er zijn allerlei manieren om je gegevens op te slaan. Maar niet alle opslagmiddelen zijn even geschikt voor een opslag voor langere tijd.

 

Beschrijfbare CD’s en DVD’s gaan bijvoorbeeld niet zo lang mee. Zeker de goedkopere schijfjes zijn gevoelig voor zonlicht, vocht en warmte. Maar zelfs met de duurdere schijfjes loop je na een paar jaar het risico dat je gegevens langzaam maar zeker verloren gaan. CD’s of DVD’s lijken daarom geen goede manieren om je backup lange tijd te bewaren.

 

Solid State Drives (SSD) hebben een beetje spanning nodig om de gegevens te bewaren. Met een SSD in je computer heb je eigenlijk nooit problemen omdat je je computer regelmatig aanzet. Maar een externe SSD die lang niet aangesloten is kan de opgeslagen gegevens vergeten. Dus ook een SSD is niet de beste manier om je gegevens lage tijd te bewaren.

 

USB-sticks en SD geheugenkaartjes hebben geen spanning nodig om de gegevens bewaren. Na zeven jaar zou je je backup zonder problemen moeten kunnen lezen. Tenminste, als je je backup nog kunt vinden. USB-sticks en SD geheugenkaartjes zijn handig klein en je raakt ze nogal eens kwijt.

 

Bij online backup mag je er vanuit gaan dat je gegevens niet verloren gaan. Maar je hebt de toegang tot je gegevens niet meer in eigen hand. 

 

Een harddisk is een mechanische apparaat. Vroeger of later houdt die er ook een keer mee op. Maar als je de disk niet zo vaak gebruikt en er niet mee gooit dan lijkt een ouderwetse harddisk nog steeds de beste manier om je gegevens voor langere tijd te bewaren.

 

Samenvatting

Het is een goed idee om je administratie ook in digitale vorm te bewaren. Voor de zekerheid kan je het beste ook nog twee extra kopieën bewaren. Een eerste kopie thuis op een externe harddisk en een tweede kopie ergens anders. Die tweede kopie kan je online zetten of op een tweede externe harddisk bij familie of vrienden.

 

Het is niet zo moeilijk om een eenvoudige administratie op te zetten. Je moet alleen even weten hoe. En dat weet je nu dus kan je het zelf doen. 

 

 

 

 

| Backup Boekhouding