· 

Bewaarplicht

Basisadministratie

Je bent ZZP'er en je hebt een eenmanszaak. Bij een eenmanszaak worden er niet zoveel eisen aan de administratie gesteld. Maar natuurlijk is het wel belangrijk om je financiën een beetje op orde te hebben. Voor jezelf en voor de belastingdienst.

 

De belastingdienst kan je administratie komen controleren. Hopelijk hebben ze wel wat beters te doen dan een controle op die paar factuurtjes van jou, maar je weet maar nooit. Daarom moet je je administratie zeven jaar bewaren.

 

Dat geldt met name voor je basisadministratie. Bij een eenvoudige boekhouding bestaat je basisadministratie uit de overzichten van je geldstromen, contant en via de bank, het overzicht van je ontvangen facturen en van wat je nog moet betalen, en het overzicht van je verstuurde facturen en van wat je nog moet ontvangen. Daarbij horen dan alle papieren en digitale bonnetjes, bankafschriften en facturen die je in deze overzichten hebt verwerkt.

 

In een uitgebreide en meer formele boekhouding heb je het dan over het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie.

 

Verder moet je financiële rapportages zoals je balans, je winst- en verliesrekening en je fiscale winstaangifte ook bewaren.

 

Alles bewaren

En als het aan de belastingdienst ligt dan moet je ook de rest van je administratie bewaren. En dan bedoelen ze echt alles dat je ooit aan het papier of je computer hebt toevertrouwd. Als je twijfelt of je iets moet bewaren dan is het antwoord altijd ja. Offertes: bewaren, controleberekening: bewaren, afspraken: bewaren, zakelijke agenda: bewaren, agenda op je mobieltje: ook bewaren, kladblaadjes: bewaren, brieven: bewaren, e-mails: bewaren. Voor een eenvoudige administratie lijkt het allemaal wat overdreven. Maar als je op zeker wilt gaan dan moet je alles bewaren.

 

Wat je zeker moet bewaren is je urenregistratie, je rittenadministratie en je overzicht van je privé transacties. Verder komt het neer op een beetje gezond verstand. Als je een discussie met een klant, een leverancier of de belastingdienst aan ziet komen dan kan je beter te veel dan te weinig bewaren.

 

Computerbestanden

In de regel moet je alles bewaren in de vorm waarin je het ontvangt. Dus als je een factuur op papier krijgt dan mag je die wel scannen, maar je moet de originele papieren factuur wel bewaren. En als je een digitale factuur ontvangt dan mag je die best printen, maar je moet de originele digitale factuur ook bewaren.

 

Voor wat betreft de boekhouding op de computer moet je alle databestanden en alle softwareprogramma’s bewaren. Anders zit je straks met een databestand dat je niet meer kan lezen omdat je de software weggegooid hebt. 

 

Je kan in de problemen komen als de software die je vijf jaar geleden gebruikte onbruikbaar dreigt te worden. In dat geval kan je het beste even met de belastingdienst bellen en met ze afspreken wat je het beste kan doen.

 

Als je een deel van je administratie hebt uitbesteed dan ben je nog steeds verantwoordelijk voor het bewaren van dat deel van je administratie. Je boekhouder heeft die verplichting ook dus in theorie kan je de gegevens daar altijd opvragen. Maar of je daar na zes jaar nog op kunt vertrouwen is de vraag. Het is beter om het zelf in de hand te houden en alles zelf te bewaren.

 

Bewaartermijn

Je moet je administratie zeven jaar bewaren gerekend vanaf het einde van het boekjaar. De administratie van 2018 mag je dus pas vanaf januari 2026 wegdoen.

 

Samenvatting

Je moet dus je basisadministratie met alle bijbehorende documenten zeven jaar bewaren. Verder moet je ook je aanvullende overzichten zoals urenregistratie, rittenadministratie en het overzicht van je privé transacties bewaren. Je moet de documenten in de originele vorm bewaren en je moet ook de software die je voor je digitale bestanden hebt gebruikt bewaren.

 

En als je op zeker wilt gaan dan bewaar je alles.

 

Het is dus niet zo moeilijk om een eenvoudige administratie te bewaren. Je moet alleen even weten hoe. En dat weet je nu dus kan je het zelf doen. 

 

 

 

 

| Bewaarplicht